ผังข่ายงานมี 2 ประเภท คือ AOA และ AON มีประโยชน์อย่างไรบ้าง และประเภทใดที่ท่านคิดว่าน่าจะมีประโยชน์ที่สุด เพราะอะไร

ผังข่ายงานมี 2 ประเภท คือ AOA และ AON มีประโยชน์อย่างไรบ้าง และประเภทใดที่ท่านคิดว่าน่าจะมีประโยชน์ที่สุด เพราะอะไร

- AOA และ AON เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมโยงกันในลักษณะของเครือข่าย (ข่ายงาน) ทำให้ทราบว่าจะต้องดำเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไป ผังข่างานทั้ง 2 ประเภท จะแตกต่างกันตรง AOA จะแสดงแต่ละกิจกรรมแทนด้วยเส้นลูกศรและเชื่อมโยงกันด้วยวงกลม (เรียกว่า โหนด) ส่วน AON จะแสดงกิจกรรมบน โหนดที่เป็นรูปวงกลมหรือสี่เหลี่ยม เพื่อบอกให้ทราบถึงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม

- ประเภทที่คิดว่าน่าจะมีประโยชน์ที่สุด คือ ประเภท AON (Activity on the Node) เพราะตัวแบบข่ายงานประเภทนี้จะทำให้ภาพดูเข้าใจง่าย เนื่องจากชื่อของกิจกรรมและเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมจะแสดงอยู่บนโหนด ทำให้ดูเข้าใจง่ายว่าโหนดนี้ชื่ออะไร ใช้เวลาในการทำกิจกรรมเท่าไหร่ โหนดต่อไปคือโหนดอะไร ซึ่งจะแตกต่างกับตัวแบบข่ายงานประเภท AOA ที่ ชื่อของกิจกรรมและเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมจะแสดงอยู่ลูกศร ทำให้ภาพที่ออกมาจะเข้าใจ

ได้ยากกว่า ตัวแบบข่ายงานประเภท AON

ทำไมเราจะต้องหาค่าความน่าจะเป็นของโครงการที่จะแล้วสร็จ มีประโยชน์อย่างไรต่อการบริหารโครงการระบบสารสนเทศ

ทำไมเราจะต้องหาค่าความน่าจะเป็นของโครงการที่จะแล้วสร็จมีประโยชน์อย่างไรต่อการบริหารโครงการระบบสารสนเทศ
       1. ช่วยในการวิเคราะห์เวลาและการดำเนินการควบคุมและการวางแผนการทำงาน ของโครงการ
       2. ช่วยให้ผู้บริหารทุกระดับต้องทำการวางแผนในงานหรือกิจกรรมที่ต้องรับผิดชอบ
       3. ช่วยให้เป็นที่สนใจพิเศษกับปัจจัยและองค์ประกอบของงานที่ต้องปรับปรุงและแก้ไข
       4. ช่วยทำให้มีการควบคุมงานล่วงหน้าเพราะความล่าช้าที่เกิดขึ้นจะมีผลต่อความสำเร็จของโครงการทั้งหมดตลอดจนการวางแผนปฏิบัติงานในอนาคต
       5. ช่วยทำให้สามารถปฏิบัติงานได้ตรงจุดหมายทันตามเวลาและเหมาะสมกับ
ลักษณะโครงสร้างของหน่วยงาน

การเขียนโครงการส่วนประกอบที่สำคัญและที่คิดว่าจะทำให้เราได้รับการอนุมัติให้จัดทำโครงการน่าจะเป็นส่วนไหน

การเขียนโครงการส่วนประกอบที่สำคัญและที่คิดว่าจะทำให้เราได้รับการอนุมัติให้จัดทำโครงการน่าจะเป็นส่วนไหน
                     ในการเขียนโครงการ การกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการ ถือเป็นหัวใจสำคัญของโครงการเพราะเป็น ส่วนที่กำหนดว่าสิ่งที่ต้องทำโครงการนั้นคืออะไรบ้าง หลังจากสิ้นสุดโครงการแล้วจะเกิดผลอะไรบ้าง เป้าหมายของโครงการทั้งในเชิงปริมาณหรือคุณภาพคืออะไร การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการอาจกำหนดเป็นวัตถุประสงค์ทั่วไปและวัตถุประสงค์เฉพาะ โดย ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจว่าอะไรคือวัตถุประสงค์หลัก และวัตถุประสงค์รอง การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการต้องระบุให้ชัดเจน เฉพาะเจาะจง ระบุสิ่งที่ต้องการได้รับจากการดำเนินงาน มีความสมเหตุสมผล สามารถวัดได้ สามารถปฏิบัติได้จริงและประเมินผลได้ และต้องเป็นวัตถุประสงค์ที่มีความสอดคล้องกับที่มาของโครงการ หรือหลักการและเหตุผลของโครงการนั้น ๆ ด้วย

เส้นทางวิกฤติ Critical Path มีประโยชน์อย่างไรในการบริหารโครงการ

เส้นทางวิกฤติ Critical Path มีประโยชน์อย่างไรในการบริหารโครงการถ้าหากมีเส้นทางวิกฤตหลายๆ เส้นเราจะทำอย่างไร

เส้นทางวิกฤติ (Critical Path) คือ เส้นทางที่ใช้เวลายาวที่สุด หากมีการล่าช้า ของกิจกรรมใด ในเส้นทางวิกฤต จะทำให้โครงการล่าช้าไม่เสร็จตามกำหนด ดังนั้น ถ้าผู้บริหารรู้เส้นทางวิกฤติ จะทำให้ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ในการวางแผนตัดสินใจเพื่อควบคุมโครงการ หรือเร่งรัดโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถประมาณการในการจัดทำงบประมาณ กำหนดการปฏิบัติงาน และวิธีการต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานเพื่อให้โครงการเสร็จตามกำหนดเวลาและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างดี

ในกรณีที่โครงการมีเส้นทางวิกฤติหลายๆ เส้น ก่อนการเร่งรัดโครงการผู้บริหารควรพิจราณาถึงต้นทุน แรงงาน และทรัพยากรต่าง ๆ ในการเร่งรัดโครงการ ผู้บริหารควรเลือกที่จะเร่งรัดโครงการที่ได้รับผลประโยชน์จากการเร่งรัดโครงการที่มีค่าสูงกว่าต้นทุนที่ต้องจ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งผลประโยชน์จากการเร่งรัดโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น อาจอยู่ในลักษณะของเงินชดเชยหรือรางวัลที่ได้ ถ้าสามารถทำให้โครงการเสร็จเร็วกว่ากำหนด หรือการที่ไม่ต้องเสียค่าปรับเนื่องจากสามารถเร่งรัดโครงการให้แล้วเสร็จตามกำหนด หรือการลดค่าใช้จ่ายเพื่อการดำเนินการโครงการเนื่องจากโครงการเสร็จเร็วขึ้น

ให้ท่านตั้งคำถามเกี่ยวกับการบริหารโครงการใดโครงการหนึ่งให้ประสบความสำเร็จ พร้อมตัวอย่าง

คำถามที่ 4 ให้ท่านตั้งคำถามเกี่ยวกับการบริหารโครงการใดโครงการหนึ่งให้ประสบความสำเร็จ พร้อมตัวอย่าง
            การบริหารโครงการเพื่อให้บรรลุสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ นับว่าเป็นความท้าทายต่อองค์กรเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากจะต้องมีการปูพื้นฐานตั้งแต่การคิดวิเคราะห์ถึงรูปแบบของโครงการ การคัดเลือกโครงการเพื่อการดำเนินการ ไปจนกระทั่งการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในรูปแบบต่าง ๆ เหนืออื่นใดก็เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือนำไปสู่เป้าหมายของโครงการที่ ตั้งไว้นั่นเอง โดย เฉพาะในสภาพปัจจุบันมีการแข่งขันกันสูงในภาคธุรกิจต่าง ๆ ผู้ประกอบการจะต้องมีการพัฒนาแนวคิดในการจัดการและบริหารโครงการให้เป็นแบบ แผนและขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลข่าวสารของการจัดระบบเพื่อวางแผน, การสั่งงาน, การตรวจสอบ, การควบคุมการผลิต เพื่อที่จะได้มีการปรับปรุงและแก้ไขในส่วนที่บกพร่องก่อนเริ่มลงมือจริง โดยเครื่องมือต่าง ๆ ที่จะใช้ในการวิเคราะห์และจัดการกับข้อมูลของโครงการก็อาศัยทั้งแนวคิดทาง ด้านเศรษฐศาสตร์ ซึ่งมีเครื่องมือในการวิเคราะห์ที่หลากหลาย ช่วยในการตัดสินใจขององค์กรต่อโครงการ นอกจากนี้ยังต้องมีการนำเอาเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานในการ บริหารเพื่อให้เกิดความรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น
            สำหรับ โครงการที่ตั้งเป้าไว้นั้น อาจจะประสบความสำเร็จตามเป้าหมายหรือล้มเหลวก็ขึ้นอยู่กับการบริหารและการ จัดการ โดยรูปแบบของโครงการนั้นก็จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาด, วิสัยทัศน์, เงินลงทุน และเวลาเป็นสำคัญ บางโครงการอาจลงทุนนับสิบล้านในระยะเวลาหลายปี หรือบางโครงการมีการลงทุนไม่กี่พันบาทเพียงแค่ไม่กี่วัน ก็นับว่าเป็นโครงการเช่นกัน โดยจะขอยกตัวอย่างการทำงานที่สามารถกำหนดเป็นโครงการได้ เช่น
            - การออกแบบและทดสอบเครื่องยนต์
            - การออกแบบและปลูกสร้างอาคาร
            - การบำรุงรักษาระบบคอมพิวเตอร์
            - การออกแบบและปรับโครงสร้างขององค์กร
            - การวางแผนและตรวจสอบบัญชี
            - การออกแบบบรรจุภัณฑ์
            - การจัดทัวร์ของนักท่องเที่ยว
โดยภาพรวมแล้วสิ่งสำคัญที่สามารถบ่งชี้ได้ว่าเค้าโครงของกิจการนั้นถือเป็นโครงการเราอาจพิจารณาจากสิ่งต่อไปนี้
            มีการเริ่มต้นและสิ้นสุด : อันหมายถึงการเริ่มต้นดำเนินการตามโครงการที่ตั้งไว้ ซึ่งการเริ่มต้นนั้นก็จะต้องมีการสิ้นสุดของโครงการด้วย อาจเทียบได้กับระยะเวลาในการดำเนินการตามโครงการตั้งแต่วันที่เท่าไหร่ถึง วันที่เท่าไหร่ถึงวันที่เท่าไหร่ ซึ่งถือเป็นลักษณะหนึ่งของโครงการ
            มีวงจรการดำเนินการ : ในบางครั้งโครงการอาจจะไม่มีจุดสิ้นสุดของระยะเวลาเนื่องจากจะต้องดำเนินการ ตามแผนที่วางไว้ตลอด แต่เป็นไปในลักษณะของวงจร คือ ทำซ้ำอย่างเดิม โดยส่วนมากจะหมายถึง แผนงานประจำปีที่กำหนดให้ทำซ้ำตลอดปี เช่น การตรวจซ่อมบำรุงรักษาต้องทำทุก ๆ 3 เดือน
            มีการจัดตั้งงบประมาณ : สิ่งที่จะถือว่าเค้าโครงนั้นเป็นโครงการอีกประการก็คือ การจัดตั้งงบประมาณ อันหมายถึงการกำหนดจำนวนเงินในการลงทุน หรือ ใช้จ่ายเพื่อให้เกิดการดำเนินการตามแผนหรือเค้าโครงงาน ซึ่งอาจนับได้ว่างบประมาณเป็นสิ่งที่ขับเคลื่อนโครงการที่สำคัญเป็นอันดับ แรกเลยทีเดียว
            มีการใช้ทรัพยากรในการทำงาน : ทรัพยากร ในการทำงานอาจได้แก่ ทรัพยากรทางด้านวัตถุดิบ ทรัพยากรทางด้านเครื่องมือ ทรัพยากรทางด้านบุคลากร ฯลฯ ซึ่งทรัพยากรต่าง ๆ เหล่านี้ต้องมีการประสานการทำงานร่วมกัน
            มีการกำหนดหน้าที่ : การกำหนดหน้าที่ซึ่งปรากฏในรูปแบบของการบริหารและจัดการกับโครงการเพื่อให้เกิดความรับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายในแต่ละโครงการ
            มีการกำหนดทีมทำงาน : ทีม ทำงานถือเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดการพัฒนาและการเปลี่ยนแปลงต่อเค้าโครงการ ดำเนินการ ซึ่งแต่ละโครงการที่จัดตั้งขึ้นมาก็จะต้องมีทีมที่มารับผิดชอบในการทำงาน หากธุรกิจอุตสาหกรรมใดมีทีมทำงานที่ดีก็จะทำให้โครงการนั้นสามารถที่จะบรรลุ เป้าหมายได้
            ควรบริหารโครงการอย่างไรดี เพื่อให้ บรรลุเป้าหมายของโครงการที่ตั้งขึ้น เราจะต้องเรียนรู้ถึงวิธีการจัดการและการบริหารโครงการ โดยแนวทางของการบริหารนั้นจะมีหลักพื้นฐานของการบริหาร คือ การสร้างความพึงพอใจและวิเคราะห์ถึงความต้องการสูงสุดของผู้ซื้อ ภายใต้ขอบเขตและเป้าหมายของโครงการ ซึ่งวิธีการที่จะทำให้โครงการนั้นสนองตอบต่อผู้ซื้อ ตรงเป้าหมายของโครงการ ก็จะต้องอาศัยวิธีการที่หลากหลายในการบริหาร เราจะเรียกวิธีการบริหารที่หลากหลายนี้ว่า วงจรชีวิตของโครงการ (Project Life Cycle) โดยเทคนิคที่ได้รับความนิยมในการบริหารธุรกิจอุตสาหกรรมมากที่สุดได้แก่ วิธีการวิเคราะห์เครือข่ายงาน วิธีการคืนทุน วิธีการควบคุมองค์ประกอบ โดย แนวทางของวิธีการต่าง ๆ จะเป็นการแสดงแนวคิดรูปแบบของการบริหารในแบบต่าง ๆ เช่น การบริหารตามแบบโครงการ การบริหารแบบทั่วไป การบริหารด้านเทคนิค
            การบริหารด้วยโครงการ สำหรับ วิธีการบริหารด้วยโครงการเป็นวิธีที่ใช้การศึกษาจากโครงการที่ประสบความ สำเร็จ นำแนวทางเหล่านั้นมาใช้หรือพัฒนาต่อ ซึ่งลักษณะของโครงการส่วนใหญ่จะเป็นโครงการที่มีการวิเคราะห์หรือใช้เวลาใน การศึกษาที่ยาวนาน และส่งผลที่ตรงตามเป้าหมายทุกครั้ง ยกตัวอย่างโครงการ เช่น ทางด้านวิศวกรรม, ยานอวกาศ, การก่อสร้าง หรือ โครงการอื่น ๆ ที่ประสบความสำเร็จและเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป โดยส่วนใหญ่การบริหารด้วยโครงการนี้จะใช้วิธีการซื้อเทคโนโลยีเหล่านั้นมา เป็นแนวทาง หรือดำเนินการทันที เช่น ในการซื้อเวชภัณฑ์ต่าง ๆ ของโรงพยาบาล จะมีการจัดโครงการจัดซื้อ โดยที่โรงพยาบาลไม่ต้องทำการตั้งงบประมาณผลิตยาเหล่านั้นขึ้นมา เนื่องจากมีหน่วยงานที่มีความชำนาญอยู่แล้ว
            การบริหารแบบทั่วไป การ บริหารแบบทั่วไป เป็นรูปแบบที่กำหนดแนวทางสำหรับการบริหารอย่างกว้าง ๆ เพื่อที่จะให้ครอบคลุมการทำงานขององค์กรให้มากที่สุด โดยส่วนใหญ่เป็นการจัดตั้งและจัดการในเรื่องต่อไปนี้
            - ผู้นำ
            - ผู้ร่วมงาน
            - ทีมทำงาน
            - การติดต่อ
            - การจัดระบบ
            - การวางแผน
            - การอบรม
            - การประสานงาน
            - การจัดเตรียมเครื่องมือ
            - การตรวจสอบ
            - การควบคุม
            โดยภาพรวมของการบริหารแบบทั่วไป ก็จะครอบคลุมในทุก ๆ ส่วนขององค์กรธุรกิจ ดังนั้นสิ่งจำเป็นที่จะต้องนำมาใช้ในการบริหารแบบทั่วไป ได้แก่ .
            - การบริหารทรัพยากรมนุษย์
            - การขายและการตลาด
            - การบัญชีและเงินเดือน
            - การจัดทำสัญญา ข้อตกลง
            - การใช้งานด้วยระบบคอมพิวเตอร์
            ซึ่งการที่จะบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จไม่จำเป็นว่าเราจะต้องมีความสามารถ ในระดับผู้เชี่ยวชาญ เพราะการเป็นผู้เชี่ยวชายก็ไม่อาจจะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้ หากขาดความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้งานหรือโครงการนั้นประสบความสำเร็จ
            การบริหารด้านเทคนิค เทคนิค หรือวิธีการถือเป็นรูปแบบหลักที่ใช้ในการบริหารเพื่อให้เกิดความสำเร็จใน โครงการนั้น ๆ อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ยิ่งธุรกิจใดมีการพัฒนาเทคนิคที่เหนือคู่แข่งมากเพียงใด ธุรกิจนั้น ๆ ก็จะประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น ดังนั้นในภาคธุรกิจอุตสาหกรรมจึงจำเป็นต้องมีการบริหารทางด้านเทคนิคอยู่ เสมอ ยิ่งผู้บริหารด้านเทคนิคมีความเชี่ยวชาญมากเพียงใดธุรกิจก็จะประสบความ สำเร็จมากเท่านั้น
            สภาพแวดล้อมของโครงการ เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ส่งผลโดยตรงต่อโครงการ และการบริหารโครงการ เนื่องจากว่าโครงการไม่ได้ผุดขึ้นมาภายใต้สภาพสุญญากาศ แต่โครงการถูกสร้างขึ้นมาภายใต้สภาพแวดล้อมที่ต้องพิจารณาถึงองค์ประกอบต่อ ไปนี้
            - ผู้ร่วมลงทุนหลัก
            - ผู้สนับสนุน
            - โครงสร้างของบริษัท
            - ความต้องการของตลาด
            - คู่ต่อสู้ทางธุรกิจ
            - เทคโนโลยีใหม่ ๆ
            - กฎเกณฑ์ข้อบังคับ
            - สภาพเศรษฐศาสตร์
            เราจะเห็นว่าสภาพแวดล้อมต่าง ๆ นี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อโครงการ ดังนั้นหากจะมีการจัดการหรือบริหารโครงการควรที่จะต้องมีการพิจารณาถึงสภาพ แวดล้อมเหล่านี้เป็นอันดับต้น ๆ
ด้วยเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ ทำให้เราไม่ต้องลำบากต่อการคิดวางแผนในการจัดการบริหารให้ยุ่งยากเหมือนก่อน เนื่องจากปัจจุบันได้มีผู้ที่คิดพัฒนาโปรแกรมเพื่อใช้ในการบริหารโครงการ ขึ้นมาใช้เพียงแค่เรามีความรู้ในด้านการใช้งานคอมพิวเตอร์และเรียนรู้ โปรแกรมที่ใช้ในการบริหารโครงการ ก็สามารถที่จะทราบได้ทันทีว่า โครงการที่กำหนดไว้สามารถที่จะบรรลุเป้าหมายหรือไม่
            สำหรับโปรแกรมในด้านการบริหารโครงการ นั้นก็มีให้เราได้เลือกใช้งานกันอย่างหลาก หลาย นับตั้งแต่ช่วยในการวางแผน การควบคุมโครงการ หากต้องการทดสอบแผนของโครงการจากกระทบต่าง ๆ ก็สามารถที่จะทำได้อย่างรวดเร็ว โดยที่เราไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ถึงวิธีการคำนวณในทางเศรษฐศาสตร์ เนื่องจากมีความยุ่งยากในการเรียนรู้พอสมควร แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าไม่ใช่สิ่งจำเป็น เพราะการเรียนรู้ในวิธีการก็จะช่วยให้ผู้ประกอบการเข้าใจถึงหลักการบริหาร โครงการได้มากยิ่งขึ้น
            นอกจากนี้เรายังได้รับประโยชน์จากการใช้งานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากคอมพิวเตอร์มีความรวดเร็วในการจัดงานด้านเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล ใช้ในการติดต่อสื่อสาร นำเสนอข้อมูลต่อลูกค้า หรือเป็นผู้ช่วยในการจัดตารางนัดหมาย เป็นต้น ซึ่งความรวดเร็วและแม่นยำจากการใช้งานคอมพิวเตอร์นี้จะส่งผลให้ธุรกิจ อุตสาหกรรมสามารถแซงหน้าคู่ต่อสู้ทางธุรกิจได้
            สิ่งที่เราจะได้รับจากการบริหารโครงการก็คือผลกำไร ซึ่งเกิดจากการพัฒนาและวางแผนโดยดำเนินตามแนวทางที่ตั้งไว้ได้สำเร็จ ซึ่งธุรกิจอุตสาหกรรมต่าง ๆ จะได้รับผลกำไรเหล่านี้ในรูปแบบต่าง ๆ กันตามแต่เป้าหมายที่กำหนดไว้ แต่โดยส่วนใหญ่ก็จะออกมาในรูปแบบของผลกำไรจากการลงทุนซึ่งก็คือเม็ดเงินที่ ได้รับกลับมานั่นเอง ดังนั้นธุรกิจจะได้รับกำไรมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับการวางแผนและควบคุมระบบ
            เมื่อเราทราบว่าผลกำไรจากการบริหารโครงการก็คือเงิน เพราะฉะนั้นในการวางแผนและควบคุมระบบ จำเป็นต้องมีการเพิ่มการบริหารต้นทุนเข้าไปด้วย เพราะถือเป็นสิ่งที่เป็นตัวแปรสำคัญต่อการบริหารโครงการโดยตรง สำหรับข้อมูลในการบริหารต้นทุนนั้นผู้ประกอบการจะต้องทราบถึงรายละเอียด คร่าว ๆ ดังต่อไปนี้ .
            การประเมินราคา : การประเมินราคาถือเป็นหลักพื้นฐานสำหรับการวางแผนโครงการ หากเราไม่สามารถประเมินราคาของต้นทุนที่จะใช้ไปได้ เราก็ไม่สามารถที่จะจัดการบริหารได้เช่นกัน โดยเฉพาะโครงการที่มีระยะเวลาในดารดำเนินงานที่ยาวนาน หากไม่มีการประเมินราคาของต้นทุนที่จะใช้ไป หรือ ผลกำไรที่จะได้รับกลับมา อาจต้องเกิดการขาดทุนได้เนื่องจากต้องสูญเสียเงินไปในการลงทุนจากการที่ไม่ ได้มีการประเมินราคาไว้ตั้งแต่ต้น
            การคำนวณต้นทุน : ในการคำนวณเพื่อวิเคราะห์ต้นทุนสำหับโครงการนั้น ก็ถือเป็นรายละเอียดสำคัญเนื่องจากเราไม่สามารถที่จะประเมินราคาขึ้นมาอย่าง ลอย ๆ ได้ จำเป็นต้องอาศัยหลักการคำนวณทางเศรษฐศาสตร์เป็นสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เรารู้ถึงจำนวนเงินที่ต้องลงทุนจริง และตัดสินใจที่จะลงทุนได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
            การรวมโครงการ : ในโครงการที่เป็นรูปแบบเดียวกันเพื่อเป็นการลดต้นทุนจะต้องมีการรวมเข้าไว้ เป็นโครงการเดียวกัน ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถนำเงินไปลงทุนในโครงการอื่นได้อีก
การรายงานผล : ข้อมูลหรือ ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการวางแผนและควบคุมระบบจะต้องมีการจัดทำรายงานที่ ละเอียดแยกแยะหัวข้อปลีกย่อยอย่างชัดเจน เพื่อที่เราจะได้กำหนดแนวทางในการแก้ปัญหาต่อไป
            การประเมินระบบ : ในระยะเวลาที่มีการดำเนินการตามแผนงานนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการประเมินระบบเพื่อจะได้ทราบถึงการตอบรับหรือ ปัญหาที่เกิดจากโครงการ ควรมีกำหนดระยะการประเมินที่ต่อเนื่องกันไป เช่น ทุกเดือน ทุกสัปดาห์ ตลอดช่วงของการดำเนินงาน
            แนวโน้มธุรกิจ : โครงการที่จะประสบผลสำเร็จนั้นจะต้องมีการติดตามแนวโน้มของธุรกิจไปด้วยเสมอ เพื่อให้ทันยุคทันเหตุการณ์ แม้ว่าลักษณะของข้อมูลแบบนี้อาจจะเปลี่ยนแปลงไปตามยุคตามสมัยแต่ก็ถือเป็นอีกข้อมูลที่จะช่วยในการบริหารต้นทุนได้ดี
            วิธีการปฏิบัติ : เราจะนำการวางแผนและการควบคุมระบบไปใช้ในโครงการที่ต้องการพัฒนาวิธีการ ปฏิบัติงาน เพื่อให้เกิดความพิถีพิถันและตรงตามความต้องการของโครงการ
เมื่อเราทราบถึงลักษณะตลอดจนสภาพแวดล้อมต่าง ๆ ของการบริหารโครงการ เราก็จะเห็นว่าเป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งใน ทุก ๆ ด้าน เพราะธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวก็ขึ้นอยู่กับการบริหาร ดังนั้นผู้ที่จะมาอยู่ในตำแหน่งที่จะมีหน้าที่ในการบริหารโครงการได้นั้น จะต้องมีความสามารถเฉพาะตัวหลายประการ ยกตัวอย่างเช่น
            - มีความสามารถในการเป็นผู้นำ
            - มีความสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
            - มีความสามารถในการคัดสรรโครงการ
            - มีความคล่องแคล่วในการทำงาน
            - มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
            - มีความสามารถในด้านการเจรจาต่อรองและจูงใจ
            - มีความเข้าใจในสภาพแวดล้อมของแต่ละโครงการ
            - มีความสามารถในด้านการตรวจสอบและควบคุม
            - มีความสามารถในการบริหารเมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป
            - มีความสามารถทำให้ลูกค้าพึงพอใจ
            จากแนวคิดและหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่กล่าวมาทั้งหมด ถือเป็นเรื่องพื้นฐานที่ผู้ประกอบการในภาคธุรกิจอุตสาหกรรมจำเป็นที่จะต้อง รู้และเข้าใจอย่างถ่องแท้ เพราะถึงแม้ธุรกิจจะมีเงินทุนมากเพียงใด แต่ถ้าขาดการบริหารที่ดีและมีประสิทธิภาพ ก็อาจจะพบกับคำว่าขาดทุนหรือล้มเหลวได้ สำหรับการบริหารโครงการนี้ยังมีกระบวนการหรือแนวคิดที่จะนำไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ อีกหลายๆ ประการซึ่งสามารถที่จะเลือกนำไปใช้ให้เหมาะสมกับโครงการได้

ถ้าหากว่าผลการประเมินโครงการออกมาแล้วไม่ดี โครงการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ท่านจะทำอย่างไร

คำถามที่ 3 ถ้าหากว่าผลการประเมินโครงการออกมาแล้วไม่ดี โครงการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ท่านจะทำอย่างไร
             ถ้าการประเมินผลโครงการพบว่า โครงการไม่ประสบความสำเร็จ กระบวนการประเมินผลจะยังไม่เสร็จสิ้นลงเพียงแค่การบรรยายสิ่งที่เกิดขึ้นเท่านั้น แต่ต้องมีการศึกษาให้เข้าใจถึงปัจจัยที่ส่งผลต่อความล้มเหลวนั้นด้วยว่าคืออะไร และเพราะเหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น อย่างน้อยที่สุดต้องหาคำตอบเพิ่มเติมใน 3 ประเด็นคือ
             1. วัตถุประสงค์ของโครงการมีความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติหรือไม่ บางโครงการวัตถุประสงค์ถูกกำหนดไว้สำหรับพื้นที่ทั่วประเทศ ซึ่งอาจไม่เหมาะสมและ/หรือไม่สามารถปฏิบัติได้ในพื้นที่บางแห่ง กรณีนี้ผู้บริหารโครงการอาจต้องตรวจสอบและกำหนดพื้นที่โครงการเสียใหม่ เพื่อเพิ่มโอกาสความเป็นไปได้ที่จะบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ของโครงการ
             2. ปัจจัยนำเข้าหรือทรัพยากรของโครงการเพียงพอ ที่จะทำให้บังเกิดผลตามวัตถุประสงค์หรือไม่ โครงการบางโครงการกำหนดวัตถุประสงค์ไว้กว้างขวาง แต่สนับสนุนงบประมาณน้อยมาก จนไม่เพียงพอที่จะดำเนินกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการได้ กรณีนี้ ผู้บริหารโครงการอาจต้องลดระดับวัตถุประสงค์ที่ต้องการลง หรือขยายเวลาของโครงการออกไป หรือเพิ่มงบประมาณให้กับกิจกรรมบางกิจกรรมในโครงการ หรือเชื่อมกิจกรรมของโครงการนี้เข้ากับกิจกรรมในโครงการอื่น เพื่อให้ได้ใช้ทรัพยากรบางอย่างร่วมกัน
             3. กิจกรรมของโครงการเหมาะสมที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ โดยทั่วไปการประเมินผลโครงการจะศึกษาว่ากิจกรรมได้ดำเนินการไปด้วยดีเพียงใด แต่บางโครงการผู้ปฏิบัติงานในโครงการไม่ได้ทำในสิ่งที่กำหนดไว้ให้ทำในโครงการ แม้ว่ากิจกรรมที่ทำจริง ๆ จะทำได้ดีเพียงใดก็อาจส่งผลให้โครงการไม่บรรลุผลสำเร็จได้ เพราะทรัพยากรที่จัดสรรไว้เหมาะสมสำหรับทำกิจกรรมที่กำหนด ไว้ ในกรณีนี้ผู้บริหารโครงการต้องศึกษารายงานผลการประเมินว่า เหตุใดผู้ปฏิบัติจึงไม่ทำกิจกรรมที่กำหนดไว้ แต่ตัดสินใจไปทำกิจกรรมอย่างอื่นแทน มีข้อจำกัดอะไรหรือไม่ที่ทำให้กิจกรรมที่กำหนดไว้ไม่สามารถดำเนินการได้ในพื้นที่ดังกล่าว แล้วพิจารณาปรับปรุงกิจกรรมที่กำหนดให้มีความเหมาะสมต่อไป

การประเมินผลโครงการด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศ จะประเมินผลโครงการอย่างไร

คำถามที่ 2 การประเมินผลโครงการด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศ จะประเมินผลโครงการอย่างไร
          การประเมินผลโครงการเป็นกระบวนการที่ต้องมีการดำเนินงานอย่างมีระบบ
และขั้นตอน มีความสอดคล้องกับสภาวะแวดล้อมของโครงการ ซึ่งกระบวนการดังกล่าวจะต้องมีความสอดคล้อง และมีความสมเหตุสมผลกันและกัน เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินผล การวัดผล โครงการ การสรุปผลการประเมินผล เป็นต้น

สำหรับขั้นตอนในการประเมินผลโครงการ มีขั้นตอนที่สอดคล้องกัน 7 ขั้นตอน ดังนี้

          1. การกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับการประเมินผล ในการกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับ การประเมินผล มีปัจจัยที่ผู้ประเมินผลจะต้องให้ความตระหนัก คือ วัตถุประสงค์ของการประเมินผล ที่ไม่จำเป็นที่จะต้องเหมือนกับวัตถุประสงค์ของโครงการเสมอไป แต่ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม

          2. การเลือกวัตถุประสงค์ของโครงการที่ต้องการจะวัด ในการเลือกวัตถุประสงค์ของโครงการ ที่ต้องการจะวัดหรือประเมินผล ผู้ประเมินผลจะต้องตระหนักว่าวัตถุประสงค์ของโครงการบาง วัตถุประสงค์ยังอาจวัดไม่ได้ในช่วงเวลาที่ทำการประเมินผล เนื่องจากเป็นวัตถุประสงค์ระยะยาว ใช้งบประมาณการประเมินที่สูงเกินไปหรือมีความซับซ้อนของวัตถุประสงค์ เป็นต้น

             3. การเลือกอุปกรณ์ เครื่องมือและกระบวนการ ผู้ประเมินผลโครงการจะต้องทำการ ตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้อุปกรณ์ เครื่องมือ และกระบวนการในการกำหนดเนื้อหาสาระของสิ่งที่ ต้องการจะวัด เช่น แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสุ่มตัวอย่าง เป็นต้น

          4. การเลือกตัวอย่าง เป็นกำหนดตัวแทนของประชากรเป้าหมายเพื่อการสุ่มตัวอย่างที่ ต้องการศึกษา ผู้ประเมินผลจะต้องมั่นใจว่ากลุ่มที่ใช้ควบคุมหรือเปรียบเทียบนั้นมีความเหมาะสมแล้ว 237

          5. การกำหนดการวัด และตารางเวลาการสังเกต เป็นการกำหนดการวัดผลทั้งในช่วงก่อน ดำเนินโครงการเพื่อกำหนดเป็นเกณฑ์การประเมินเบื้องต้นและทำการวัดหลังจากที่ดำเนินโครงการ แล้วเสร็จเพื่อสามารถนำผลที่เกิดขึ้นมาเปรียบเทียบกัน สิ่งสำคัญที่ผู้ประเมินผลตระหนัก คือ การเลือกเวลาที่เหมาะสมในการวัดผล จำนวนครั้งในการวัดผล เป็นต้น

          6. การเลือกเทคนิควิเคราะห์ ในการเลือกเทคนิควิเคราะห์นี้ ผู้ประเมินผลจะทำการกำหนด สมมติฐานจากโครงการเพื่อการวัดขึ้นมาก่อน จากนั้นจึงทำการหาเทคนิค เช่น สถิติต่างๆเพื่อนำมาใช้ ในการวิเคราะห์ที่มีความเหมาะสมกับสภาพความเป็นจริงของข้อมูลที่มีอยู่

          7. การหาข้อสรุปและเสนอแนะ ผู้ประเมินผลจะทำการสรุปและให้ข้อเสนอแนะหลังจาก การประเมินผลแล้ว ซึ่งผู้ประเมินควรให้การสรุปและให้ข้อเสนอแนะที่ระมัดระวังเพื่อป้องกัน ความเข้าใจผิดที่เกิดจากการที่ผู้อื่นตีความในทางที่เป็นประโยชน์ต่อเจ้าของโครงการ และอาจจะ ให้ข้อเสนอแนะให้มีการดำเนินโครงการที่ต้องใช้งบประมาณที่เพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นการตีความที่แตกต่าง ออกไปจากการให้ข้อเสนอแนะของผู้ประเมิน

          จากขั้นตอนในการประเมินผลโครงการข้างต้นนั้น สิ่งสำคัญคือโครงสร้างของการประเมินผล โครงการควรที่จะแสวงหาเพื่อให้บุคคลทั้งจากภายใน และภายนอกโครงการได้เข้ามามีส่วนร่วม ในการกำหนดเกณฑ์ในการประเมินผลด้วยเพื่อให้เกิดความยุติธรรม ความเที่ยงตรงของการประเมิน การได้รับความรู้และประสบการณ์ใหม่ๆ ในการประเมิน เช่น เกณฑ์การวัดผล เทคนิคและขอบเขต ในการวัดผล เป็นต้น นอกจากนี้ผู้ที่มีหน้าที่ในการประเมินผลจะต้องคำนึงถึงกระบวนการใน การประเมินผลกับระดับโครงสร้างทางบทบาท อำนาจ หน้าที่ของผู้บริหารในองค์การ ปัญหาเกี่ยวกับ การใช้ผลการประเมินผลกับตำแหน่งหน้าที่ของผู้ใช้ผลการประเมินในโครงสร้างทางอำนาจ หน้าที่ ขององค์การอีกด้วย ดังนั้นขั้นตอน ในการประเมินผลจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการนั่นเอง

ทำไมจะต้องมีการประเมินผลโครงการ

คำถามที่ 1 ทำไมจะต้องมีการประเมินผลโครงการ

สาเหตุที่ต้องทำการประเมินผลโครงการ เนื่องจากผู้บริหารต้องการทราบว่าผลที่ได้รับจาก การดำเนินโครงการไปแล้วนั้นประสบความสำเร็จตามที่มุ่งหวังหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรคอะไรตอบสนองความต้องการได้เพียงใด ควรปรับปรุงแล้วดำเนินการต่อไปหรือควรยุติโครงการ ซึ่งเท่ากับเป็นการตัดสินคุณค่าของสิ่งที่ดำเนินการไปแล้ว
นอกจากนี้การประเมินผลจะมีผลโดยตรงต่อความสำเร็จของแผนงานโครงการต่างๆ และยังส่งผลทางอ้อมหากการประเมินผลมีคุณภาพก็จะทำให้การบริหารงานตามแผน ที่กำหนดมีคุณภาพไปด้วย แต่ถ้าการประเมินผลขาดคุณภาพแล้วยังสามารถก่อให้เกิดผลเสียต่อแผนงานที่กำหนดไว้ได้อีกด้วย